Удаленная работа, особенно после всплеска коронавируса, прочно вошла в нашу жизнь, открывая новые горизонты для сотрудников и компаний. Вместе с этим появились и вызовы: как настроить рабочие процессы, удерживать мотивацию команды и гарантировать выполнение задач? В этой статье мы разберем, как эффективно управлять удаленной работой, а также поделимся практическими рекомендациями для успешной организации и контроля.
Основные принципы удаленной работы
Прежде всего, нужна грамотная организация удаленной работы. Четкое распределение задач, определение сроков и понимание обязанностей каждым сотрудником устраняет хаос и помогает избежать недоразумений.
Регулярные видеозвонки, рабочие чаты и другие формы взаимодействия помогают сотрудникам оставаться вовлеченными и оперативно решать задачи, даже находясь в разных местах. Использование инструментов для управления проектами и отслеживания прогресса обеспечивает соблюдение сроков и позволяет быстро выявлять возможные трудности.
Гибкий график работы — одно из главных преимуществ удаленки. Возможность самостоятельно планировать свое время повышает производительность, но для этого необходим высокий уровень доверия между руководством и сотрудниками. Такое доверие укрепляет рабочие отношения и способствует ответственности.
Наконец, дисциплина играет ключевую роль. Домашняя обстановка часто отвлекает, поэтому важно соблюдать установленный график и организовать рабочее место так, чтобы ничто не мешало выполнению задач.
Преимущества и недостатки удаленной работы
Рассмотрим основные плюсы и минусы удаленной работы.
Преимущества удаленной работы:
- Свобода в выборе рабочего графика.
- Отсутствие необходимости соблюдать строгий дресс-код.
- Сокращение затрат на дорогу и экономия времени.
- Возможность выполнять работу из любого удобного места.
- Возможность создать комфортные условия для работы.
Недостатки удаленной работы:
- Ограниченное количество живого общения с коллегами.
- Снижение уровня физической активности из-за сидячего образа жизни.
- Риски, связанные с техническими сбоями и интернет-соединением.
- Размытые границы рабочего дня, ведущие к переработкам.
Хотелось бы добавить сюда пункт о непонимании со стороны родных и близких, но удаленка - явление не новое, поэтому большинство людей с ней уже смирилось и поняло, что это не сказки, а реальный способ работать.
Как организовать работу на удаленке с помощью разных инструментов
Рабочие чаты — это основа коммуникации на удаленке. Например, Slack идеально подходил для организации командной переписки. Но, после введения санкций российских пользователей, доступ к нему ограничен. Его возможно заменит российский сервис “Пачка”. В нём также можно создавать каналы для обсуждения проектов, делиться файлами и даже интегрировать его с другими инструментами. Альтернатива — Telegram, если хочется объединить рабочие и видеозвонки в одном месте. Но тут тоже есть проблема - нежелание сотрудников компаний смешивать личное общение с рабочим в одной программе.
Для обсуждения сложных вопросов или проведения встреч ничего не заменит видеосвязь. Zoom — лидер в этой области благодаря стабильному соединению и множеству функций вроде записи встреч или деления экрана. Российские аналоги Яндекс Телемост или TrueConf, также позволяют позволяют заменить этот сервис в современных условиях.
Без таск-менеджера на удаленке — как без компаса в лесу. YouGile или Kaiten — это визуальная доска, где можно организовать задачи по проектам и отслеживать прогресс. Любите больше структурированности? Попробуйте такие аналоги Asana, как WEEEK или Kaiten— они помогают разделить проекты на этапы, назначить дедлайны и не забыть про мелкие детали!
Если вы работаете с клиентами, важна система для учета взаимодействий. Fillin или Bitrix24 помогут вести базу контактов, отслеживать статусы сделок и автоматизировать многие процессы. Такие инструменты не только упрощают работу, но и помогают избежать ошибок.
Работать с документами проще всего на удалённом сервере. Мы поможем вам организовать и настроить защищённое подключение к удалённому рабочему столу. Нет своего сервера? Не проблема, развернём всю инфраструктуру на нашем.
На нём у вас будут все инструменты для работы: почтовый клиент, офисное приложение для работы с таблицами, текстом, общие календари и многое другое.
Если нужно понять, на что уходит время, используйте Toggl или Clockify. Они помогают не только фиксировать, сколько часов ушло на задачу, но и оптимизировать рабочий процесс.
Каждый из этих инструментов выполняет свою задачу, а вместе они создают экосистему, в которой комфортно работать даже на расстоянии.
Как контролировать сотрудников на удаленке
Контроль на удаленке — это не тотальный надзор, а создание понятной и прозрачной системы, где каждый знает свои задачи и может работать эффективно. Начать нужно с постановки целей: четкие задачи с дедлайнами упрощают управление и делают процессы более организованными.
Использование цифровых инструментов помогает держать всё под контролем. Платформы WEEEK или Kaiten, позволяют в реальном времени видеть, кто над чем работает, и отслеживать выполнение задач. Это исключает путаницу и делает взаимодействие более структурированным.
Регулярная обратная связь тоже играет важную роль. Вместо сложных отчётов, достаточно коротких записей о проделанной работе, возникших сложностях и планах на следующий день. Это дает руководителю возможность вовремя заметить проблемы и поддерживать общую динамику.
Главное — оценивать сотрудников не по количеству времени, проведенного за компьютером, а по их результатам. Если задачи выполнены качественно и вовремя, не стоит вмешиваться в их личный ритм работы. Такой подход снижает стресс и укрепляет доверие.
Регулярные встречи — еще один способ наладить взаимодействие. Совещания команды помогают держать всех в курсе текущих дел, а личные беседы позволяют выяснить, нужна ли кому-то дополнительная помощь или поддержка.
Ключевой момент — найти баланс между контролем и доверием. Излишний надзор демотивирует и вызывает напряжение, тогда как уважительное отношение и предоставление свободы в рамках задач повышают продуктивность.
Организация рабочих процессов на удаленке
Организовать работу можно несколькими способами. Расскажем о них поподробнее:
Создание четкого графика работы
Важным шагом является составление удобного графика, который будет учитывать как потребности компании, так и индивидуальные особенности сотрудников. Для этого важно определить четкие рамки рабочего времени. Например, сотрудник может работать с 9 до 18, с обязательным перерывом на обед. Это помогает разграничить рабочее и личное время, особенно если работа ведется из дома.
Рабочий день лучше всего разбивать на блоки. Метод тайм-блокинга позволяет уделить определенные часы на выполнение разных типов задач. Например, утренние часы — на стратегическое планирование, середину дня — на реализацию ключевых задач, а вечернее время — на встречи или созвоны. Это помогает избежать перегрузки и сохранять концентрацию. При планировании также стоит выделять приоритетные задачи. Используйте принцип "трёх главных дел": определяйте три ключевые задачи на день, которые нужно обязательно завершить, даже если другие задачи придется перенести.
Как установить KPI для удаленной команды
Для более эффективного управления процессами можно внедрить определенные показатели эффективности — KPI. Для разных типов работы эти показатели будут своими. Например, для менеджера проекта важно отслеживать завершение задач в срок и соблюдение бюджета, для маркетолога — конверсию и охват аудитории, а для службы поддержки — скорость ответа и удовлетворённость клиентов. Такие показатели помогают объективно оценивать работу сотрудников, а не полагаться на субъективные впечатления.
Мотивация сотрудников на удаленке
Периодически стоит проводить короткие разговоры в чате или созвонах, где каждый может сказать, над чем он работает, что готово и что мешает двигаться дальше. Без формальностей и бюрократии — это просто способ не потерять друг друга из виду и вовремя решать проблемы.
Гораздо важнее — вовремя признавать вклад людей. Обычное "Спасибо, круто справился!" в общем чате может сделать гораздо больше, чем любое формальное награждение. Похвала должна быть искренней, и чем проще она звучит, тем лучше. Люди чувствуют, когда их ценят.
Ещё нужно делиться общими успехами. Когда команда видит, что её усилия складываются в реальный результат — будь то рост продаж, удачный запуск проекта или положительные отзывы клиентов — это мотивирует продолжать в том же духе. Показывайте результат работы команды как единое целое.
И не забывайте о людском факторе. Пару раз в месяц можно устроить что-то неформальное: совместно посмотреть фильм, поиграть в простую онлайн-игру или просто собраться в Zoom за чашкой кофе, чтобы поболтать. Важно не то, что вы делаете, а что это помогает почувствовать, что все находятся "на одной волне". Никаких лишних собраний, только реальные действия, которые делают команду ближе и мотивируют двигаться вперёд.
Как поддерживать вовлеченность команды
Короткие встречи позволяют каждому члену команды рассказать о своих задачах, обсудить трудности и услышать, над чем работают коллеги. Такой формат создаёт ощущение постоянного контакта и совместной работы.
Еженедельные встречи можно использовать для подведения итогов. Например, выделите время, чтобы отметить, кто из сотрудников справился с задачами особенно успешно. Публичное признание на таких встречах укрепляет мотивацию и побуждает команду работать ещё лучше. Кроме того, личные созвоны с сотрудниками дают возможность узнать, что их беспокоит, и предложить помощь, если она нужна. Это показывает, что руководство ценит каждого человека и готово его поддержать.
Нематериальная мотивация
Мотивация сотрудников не всегда требует денежных затрат. Одним из эффективных способов является предоставление свободы в выборе рабочего графика. Когда сотрудник может сам определять, в какое время ему удобнее работать, это помогает ему сохранять продуктивность и чувствовать себя комфортнее, что, в свою очередь, положительно сказывается на результатах.
Другим важным подходом является развитие навыков сотрудников. Предоставьте им доступ к полезным материалам — вебинарам, книгам, обучающим курсам. Это не только помогает улучшить их профессиональные компетенции, но и демонстрирует, что компания заинтересована в их росте и развитии.
Нематериальные награды тоже способны повысить мотивацию. Дополнительный выходной, день без задач или небольшой символический подарок, например, открытка или подписка на интересный сервис, могут быть не менее значимыми для сотрудника, чем финансовые поощрения.
Оставьте заявку и мы подробно ответим на все Ваши вопросы!
