Электронная почта остаётся главным средством делового общения. Настройка подписей, заготовок писем и автоматических правил в программе Outlook позволяет сократить время на повторяющиеся действия и поддерживать порядок в папках. В этой статье описаны простые приёмы для повседневной работы. Любой пользователь сможет освоить эти возможности и сделать переписку более удобной.
Как создать подписи в Microsoft Outlook
Подпись представляет собой текстовый блок или рисунок, который программа добавляет в конец каждого письма. В подписи обычно указывают следующие сведения:
- имя и фамилия
- должность
- номера телефонов
- адрес веб сайта
- название компании
Чтобы создать подпись, запустите приложение Outlook и откройте меню «Файл». Выберите «Параметры», затем перейдите на вкладку «Почта». Нажмите кнопку «Подписи». В новом окне нажмите «Создать» и придумайте название для подписи. В поле для редактирования введите нужный текст. Настройте шрифт, размер букв и цвет при необходимости. Можно вставить рисунок с логотипом или гиперссылку.
Outlook умеет показывать разные подписи для разных случаев:
- для новых писем
- для ответов
- для пересылаемых сообщений
Если у вас несколько почтовых ящиков, для каждого создайте отдельную подпись. После завершения настройки нажмите «Сохранить» и закройте окно. Теперь при создании нового письма выбранная подпись появится внизу.
Как создать заготовку в Microsoft Outlook
Заготовка в Outlook это готовое письмо, которое можно использовать много раз. Заготовки удобны для таких задач:
- стандартные ответы на частые вопросы
- еженедельные отчёты
- повторяющиеся запросы к коллегам
- коммерческие предложения с постоянной структуро
Чтобы создать заготовку, откройте новое письмо. Напишите текст, вставьте нужные рисунки или файлы. Настройте тему письма и форматирование. Поле получателя оставьте пустым, если заготовка предназначена для разных людей.
В окне письма нажмите «Файл» и выберите «Сохранить как». В появившемся окне выберите тип файла «Шаблон Outlook» с расширением .oft. Придумайте имя заготовки и укажите папку для сохранения. По умолчанию программа предлагает папку для шаблонов. Для удобства создайте отдельную папку с названием «Мои заготовки». Нажмите «Сохранить».
Важные замечания о заготовках:
- заготовка сохраняется вместе со всеми рисунками и приложенными файлами
- приложенные файлы становятся частью заготовки и будут появляться в каждом новом письме
- исходная заготовка остаётся неизменной после использования
Как использовать заготовку
Для использования сохранённой заготовки выполните следующие действия:
- Откройте Outlook.
- На ленте «Главная» нажмите кнопку «Новые элементы».
- В раскрывшемся списке выберите «Дополнительные формы», затем «Выбрать форму».
- В новом окне из списка «Посмотреть в» выберите «Шаблоны пользователей в файловой системе».
- Нажмите «Обзор» и найдите папку с заготовкой.
- Выберите нужный файл с расширением .oft и нажмите «Открыть».
Откроется новое письмо с уже заполненной темой, текстом и вложениями. Введите адрес получателя, при необходимости поправьте текст и отправьте письмо.
Более быстрый способ для часто используемых заготовок: найдите файл .oft в проводнике Windows и дважды нажмите на него. Письмо откроется сразу.
Как настраивать правила для писем
Правила в Outlook помогают автоматически обрабатывать входящие письма. Программа может выполнять такие действия:
- перемещать письма в нужные папки
- помечать их цветом
- удалять ненужные сообщения
- пересылать письма другому адресату
- воспроизводить звук при получении важного письма
Чтобы создать правило, на ленте «Главная» нажмите кнопку «Правила» и выберите «Создать правило».
Пошаговая настройка правила:
- В первом окне выберите условие. Например, письма от конкретного отправителя или сообщения с определённым словом в теме. Можно задать несколько условий.
- Нажмите «Далее».
- Во втором окне выберите действие. Например, переместить письмо в папку «Важное».
- Нажмите «Далее».
- В третьем окне задайте исключения, если они нужны. Например, не применять правило к письмам с пометкой «Высокая важность».
- Затем укажите имя для правила и поставьте галочку «Включить это правило».
- Нажмите «Готово».
Правило начнёт работать для всех новых писем. Старые письма можно обработать вручную. Для этого в меню «Правила» выберите «Применить правило».
Чтобы изменить или удалить правило, зайдите в «Управление правилами и оповещениями». Порядок правил важен. Правила выполняются одно за другим в порядке списка. Перемещайте правила вверх или вниз, чтобы задать приоритет. Если два правила противоречат друг другу, сработает то, которое стоит выше.
Оставьте заявку и мы подробно ответим на все Ваши вопросы!
